Privacy & Cookiebeleid DSS – de Swart Services B.V.

1. Inleiding
Dit Privacy & Cookiebeleid is van toepassing op DSS – de Swart Services B.V., de Star 15A, 2266 NA Leidschendam.

DSS vindt het beschermen van persoonsgegevens van haar websitebezoekers, sollicitanten, medewerkers, ex-medewerkers, zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via DSS en (potentiële) zakelijke relaties van essentieel belang. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend conform dit Privacy & Cookiebeleid.
Uw persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. DSS handelt zowel in de rol van ‘verantwoordelijke’ van persoonsgegevens als in die van ‘verwerker’. De verantwoordelijke van de persoonsgegevens bepaalt het doel en de wijze waarop de gegevens worden verzameld, en de verwerker handelt naar de instructies van de verantwoordelijke.

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn naar individuele personen, zoals een telefoonnummer, e-mail- of huisadres. We zijn transparant over de gegevens die we verzamelen, hoe deze worden gebruikt en met welk doel. In dit Privacy & Cookiebeleid komen de volgende onderwerpen aan bod:

– Wat zijn persoonsgegevens en bijzonder categorieën van persoonsgegevens?
– Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?
– Welke persoonsgegevens verzamelen we?
– Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?
– Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?
– Met wie delen we uw persoonsgegevens?
– Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
– Verwerken wij uw persoonsgegevens buiten Europa?
– Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?
– Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens?
– Welke cookies gebruiken we?
– Wijziging van dit Privacy & Cookiebeleid
– Functionaris gegevensbescherming

2. Wat zijn persoonsgegevens en bijzonder categorieën van persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”) zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens is een subcategorie van persoonsgegevens en kunnen gegevens bevatten zoals ras, afkomst, religie, seksuele geaardheid, gezondheid en medische informatie en lidmaatschap van een vakvereniging.

3. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens om diensten aan u (of aan het bedrijf waarvoor u werkt) te verlenen en/of om diensten van u (of van het bedrijf waarvoor u werkt) te verkrijgen.
De persoonsgegevens die we van u mogen vragen, bevatten uw contactgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) en uw identificatiegegevens (zoals uw rijbewijsgegevens of paspoortinformatie). Wij zullen deze bijzondere categorieën van gegevens alleen vragen als we daarvoor een wettelijke grondslag hebben of uw uitdrukkelijke akkoord en u informeren over het doel van deze verwerking.
We kunnen u ook vragen om ons af en toe informatie te verschaffen, bijvoorbeeld wanneer u een probleem meldt over onze dienstverlening of wanneer we u vragen om enquêtes, vragenlijsten en feedback formulieren in te vullen die we gebruiken voor kwaliteitsmonitoring en onderzoeksdoeleinden.
We mogen eveneens uw persoonsgegevens verzamelen om te voldoen aan wet- en regelgeving.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
DSS verzamelt, verwerkt en beheert persoonsgegevens van sollicitanten, medewerkers en ex-medewerkers, zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via DSS en (potentiële) zakenrelaties. Zakelijke relaties zijn o.a.: opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers die voor of namens DSS diensten verlenen of opdrachten uitvoeren (verwerkers) en overheidsinstanties. Welke gegevens we van u verzamelen hangt af van uw relatie met DSS danwel van welke dienstverlening binnen DSS u gebruik maakt.

(Afgewezen) sollicitanten
– Naam, adres, woonplaats , geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres
– Curriculum vitae (cv)
– Referenties en getuigschriften

Medewerkers, ex-medewerkers en zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via DSS
– Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
– Curriculum vitae (cv), waaronder ook pasfoto’s
– Referenties en getuigschriften
– Gegevens die noodzakelijk zijn voor personeels-, salaris- en verzuimadministratie
– Gegevens ten aanzien van mobiliteit (leaseauto of alternatief vervoer)
– Gegevens over gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen of stages
– Gegevens met betrekking tot functioneren medewerker
– Gegevens over de functie dan wel de beëindiging daarvan
– Andere gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is voor de genoemde doelen of wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijk voorschrift

Bezoekers van DSS
– Naam
– Indien van toepassing: bedrijfsnaam

(Potentiële) zakelijke relaties
– Bedrijfsnaam en adres
– Naam, emailadres en/of telefoonnummer van de contactpersoon
– Functietitel

Ingeval van DSS in de rol van verwerker: persoonsgegevens die worden verwerkt voor de uitvoering van werkzaamheden (projecten en/of beheer) bij opdrachtgevers zoals in de overeenkomsten met de opdrachtgevers omschreven.

5. Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?
Over het algemeen verzamelen we de persoonsgegevens rechtstreeks van u. We verzamelen de persoonsgegevens die u ons elektronisch geeft via gebruik van onze website; tijdens telefoongesprekken met medewerkers; wanneer we u diensten leveren en beheren; en op formulieren of andere correspondentiemiddelen, al dan niet elektronisch, die u heeft ingevuld. Indien we uw persoonsgegevens verzamelen via een derde partij stellen we u daarvan in kennis en indien nodig vragen we uw toestemming voor een dergelijke verwerking.

Indien we persoonsgegevens ontvangen die we niet gevraagd hebben en niet relevant zijn voor de doelstelling zoals beschreven onder 3, 1e alinea, dan zullen we die informatie vernietigen of anonimiseren, tenzij we wettelijk gehouden zijn de gegevens te behouden.

6. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verzameld zodat wij kunnen voldoen aan de wetgeving, met inbegrip van het doen van alles wat door de wet verplicht of toegelaten is. Ook gebruiken we uw persoonsgegevens ten behoeve van het beheer van onze relatie met u en bij het oplossen van eventuele juridische en / of commerciële klachten of problemen. Verder vergemakkelijken deze gegevens onze bedrijfsvoering, inclusief het uitvoeren van andere functies en activiteiten met betrekking tot de activiteiten van DSS en het verbeteren van onze diensten. Bovendien, als u hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd, kunnen we u vertellen over onze diensten en die van derden die u kunnen interesseren.

Op basis van aard van onze zakelijke relatie kunnen we u als referentie gebruiken wanneer we onze zaken aan anderen promoten. In die omstandigheden zullen we uw voorafgaande en specifieke toestemming vragen en zullen we alleen de persoonsgegevens bekendmaken waarvoor u toestemming heeft gegeven.

Over het algemeen zullen we uw gegevens alleen gebruiken of uitwisselen voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn uiteengezet of voor een doel dat u werd bekendgemaakt en waarvoor u heeft ingestemd.

U kunt ons te allen tijde vragen om u niet te benaderen over diensten en over het publiceren van uw gegevens aan anderen voor dat doel door contact op te nemen met ons.

7. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
We mogen uw persoonsgegevens delen of openbaar maken voor een van de bovengenoemde redenen. Gegevens mogen worden gedeeld met derden, waaronder werknemers van DSS, onze verwante organisaties, externe adviseurs en onze externe dienstverleners en aannemers, gerechtelijke instanties, regelgevende en geschillen beslechtende instanties (of elk ander lichaam aan wie de openbaarmaking door de wet of de rechterlijke beslissing vereist is), en elke andere persoon of entiteit aan wie de openbaarmaking door u is toegestaan, met inbegrip van voornoemde werknemers.

We zullen geen speciale categorieën van gegevens delen met iemand of met een entiteit anders dan onze verwante organisaties, onze medewerkers en de medewerkers van onze verwante organisaties, overheids- of regelgevende instanties (met inbegrip van rechtshandhavingsinstanties, tribunalen en rechtbanken), wanneer vereist of toegestaan is door de wet, en elke andere persoon zoals wettelijk toegestaan.

Wanneer we uw gegevens doorgeven aan een derde partij, nemen we alle redelijke stappen om ervoor te zorgen dat deze derden aan geheimhouding en privacy verplichtingen met betrekking tot de bescherming van uw persoonlijke gegevens gebonden zijn.

De openbaarmaking geschiedt in overeenstemming met wettelijke vereisten, waarbij tevens geldt dat overdrachten worden beschermd door overeenkomsten met de verwerker om ervoor te zorgen dat gegevens niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan duidelijk vermeld zijn en om adequate beveiligingsmaatregelen te waarborgen.

8. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Wij behandelen persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. DSS beveiligt haar systemen – naar redelijkheid – tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking. DSS maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek. Uw gegevens zijn adequaat beveiligd conform de geldende privacywet- en regelgeving.

9. Verwerken wij uw persoonsgegevens buiten Europa?
We zullen uw persoonsgegevens niet bekendmaken aan organisaties buiten het land waarin we uw gegevens (zoals van toepassing) hebben ontvangen zonder uw schriftelijke toestemming, behalve waar openbaarmaking vereist is door de wet of een gerechtelijk bevel.

10. Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?
De bewaartermijnen die we hanteren voor uw gegevens hangen af van uw relatie met DSS.

(Afgewezen) sollicitanten
• Maximaal 4 weken na afwijzing sollicitatie (zonder toestemming).
• Maximaal 1 jaar na afwijzing sollicitatie (met toestemming).

Huidige medewerkers, ex-medewerkers en zelfstandigen (ingezet via DSS)
• Hoofdregel: het personeelsdossier inclusief sollicitatiedossier maximaal 2 jaar na einde van dienstverband.
• Uitzondering 1: loonbelastingverklaringen, kopie identificatiebewijs van medewerkers en kopie identificatiebewijs ingeleend personeel met tewerkstellingsvergunning worden maximaal 5 jaar bewaard.
• Uitzondering 2: alle documenten die van belang zijn om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht worden maximaal 7 jaar bewaard.

(Potentiële) zakelijke relaties
• De persoonsgegevens verwerkt voor relatiedoeleinden zullen worden bewaard zolang de relatie duurt en/of de wet dit vereist.
• De persoonsgegevens die worden verwerkt voor de uitvoering van werkzaamheden (projecten en/of beheer) bij opdrachtgevers zullen worden bewaard conform de afspraken met de opdrachtgever.

Bezoekers van DSS
• Maximaal 6 maanden nadat het recht op toegang is vervallen.

11. Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens?
Ingeval van vragen over welke gegevens over u en met welk doel deze gegevens worden verzameld, is DSS altijd bereid u daarover informatie te verstrekken. U heeft het recht om inzage van en rectificatie of verwijdering van de gegevens of beperking van de uw betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Daarnaast heeft u het recht om uw verleende toestemming in te trekken. Indien u één van voorgaande verzoeken heeft, kunt u deze schriftelijk indienen bij:
post: DSS–de Swart Services B.V., tav functionaris gegevensbescherming, Postbus 263, 2260 AG Leidschendam
of per mail: b.janssen@deswartservices.nl

Tot slot heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder.

12. Welke cookies gebruiken we?
Naast persoonsgegevens gebruikt DSS ‘cookies’. Een cookie is een klein bestandje dat op uw harde schijf wordt opgeslagen door een server en wordt alleen herkend door de server die de cookie opslaat. Een cookie laat onze server zien dat u bent teruggekeerd naar een bepaalde pagina op onze site. Een cookie registreert geen persoonlijke gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres of andere zaken die naar u als persoon zijn te herleiden. We gebruiken cookies of soortgelijke middelen om tijdens uw bezoek aan onze website informatie te verzamelen, zoals uw IP adres (een nummer dat aan uw computer wordt toegekend wanneer u over het internet surft), de datum en de tijd van uw bezoek aan de site. Indien u dit wenst kunt u uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd of dat u een waarschuwing krijgt wanneer er cookies worden verzonden. Gegevens die een cookie verzamelt, kunnen worden gebruikt voor statistieken over de site om het gebruik van de website – anoniem en als totaalcijfer – te evalueren. We vinden het belangrijk te vermelden welke cookies wij gebruiken en voor welke doeleinden. Hieronder volgt een overzicht van de cookies en bijbehorende technieken die via onze website worden geplaatst.

• Functionele cookies
Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten functioneren. Deze cookies zijn standaard en kunnen niet worden verwijderd. Voorbeelden van functionele cookies zijn: het bijhouden of er toestemming is verkregen voor het gebruik van cookies en het bewaren van voorkeursinstellingen.

• Analytische cookies
DSS gebruikt analytische cookies om bezoekersstatistieken bij te houden. Denk hierbij aan het bijhouden van bezoekersaantallen en de duur van de bezoeken. Zo krijgen wij een beter inzicht in het functioneren van de website. De statistieken die we verzamelen kunnen we niet herleiden naar personen. We maken gebruik van Google Analytics om inzichten te verkrijgen uit de data. De analytische cookies plaatsen we altijd bij een bezoek aan onze website.

13. Wijziging van dit Privacy & Cookiebeleid
DSS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy & Cookiebeleid. Elke materiële wijziging zal onmiddellijk op deze pagina worden gepubliceerd. Wij raden u aan dit Privacy & Cookiebeleid geregeld te raadplegen, zodat u altijd van de inhoud van het geldende Privacy & Cookiebeleid op de hoogte bent.

14. Functionaris gegevensbescherming
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door DSS, dan kunt u per e-mail contact opnemen met: b.janssen@deswartservices.nl